Politique de confidentialité

1. Notre engagement

Synexus KB Consulting Inc. (« Synexus », « nous ») s'engage à protéger les renseignements personnels des personnes avec qui nous faisons affaire, incluant nos clients, prospects, consultants placés, employés et partenaires d'affaires. Cette politique décrit comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »).

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) chez Synexus est :

Toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels peut être adressée directement au RPRP à cette adresse.

3. Renseignements que nous recueillons

Selon notre relation avec vous, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes :

• Prospects et clients : nom, coordonnées (courriel, téléphone), nom de l'entreprise, informations transmises via le formulaire de contact de notre site web.
• Consultants placés : nom, coordonnées, curriculum vitae, historique professionnel, informations bancaires et de paie, numéros d'assurance sociale et autres identifiants requis pour la gestion contractuelle et la paie.
• Employés internes : renseignements RH incluant coordonnées, informations d'emploi, informations de paie et avantages sociaux.
• Facturation et paiement : informations nécessaires au traitement des factures et des paiements avec nos clients, consultants et fournisseurs.

4. Finalités de la collecte

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• Établir et gérer nos relations d'affaires avec les clients et prospects ;
• Placer et gérer les contrats de nos consultants ;
• Administrer la paie et les obligations RH de nos employés ;
• Traiter la facturation et les paiements ;
• Respecter nos obligations légales, fiscales et réglementaires (incluant les remises de paie provinciales et fédérales) ;
• Communiquer avec vous concernant nos services.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à ces finalités.

5. Consentement

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la loi. Pour les renseignements sensibles (par exemple des informations financières ou d'identification gouvernementale), un consentement explicite est requis. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de nos obligations légales et contractuelles.

6. Communication et transfert de renseignements hors Québec

Certains de nos fournisseurs de services (par exemple des outils infonuagiques de comptabilité et de gestion) peuvent stocker ou traiter des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de recourir à un tel fournisseur, nous nous assurons qu'il offre un niveau de protection équivalent à celui exigé par la Loi 25, au moyen d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) lorsque requis.

7. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux finalités identifiées ci-dessus, ou selon les exigences légales applicables (par exemple les obligations fiscales et de paie). Une fois ces finalités atteintes, vos renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

8. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, physiques et techniques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification.

9. Vos droits

Vous avez le droit de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• Faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou périmés ;
• Demander la cessation de la diffusion de vos renseignements ou leur désindexation, dans certaines circonstances ;
• Obtenir la portabilité de vos renseignements informatisés, dans certaines circonstances ;
• Retirer votre consentement, sous réserve des limites applicables.

Pour exercer ces droits, contactez le RPRP à l'adresse indiquée à la section 2.

10. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte de renseignements personnels) présentant un risque de préjudice sérieux, nous en informerons la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ainsi que les personnes concernées, conformément à nos obligations légales.

11. Plaintes

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

12. Modifications à cette politique

Cette politique peut être mise à jour périodiquement. La date de la dernière mise à jour apparaît en haut de ce document.

1. Our commitment

Synexus KB Consulting Inc. ("Synexus", "we") is committed to protecting the personal information of the people we work with, including our clients, prospects, placed consultants, employees, and business partners. This policy describes how we collect, use, retain, and protect your personal information, in accordance with the Act modernizing legislative provisions respecting the protection of personal information ("Law 25").

2. Person in charge of the protection of personal information

The person in charge of the protection of personal information at Synexus is:

Any question, request, or complaint regarding your personal information can be addressed directly to this contact.

3. Information we collect

Depending on our relationship with you, we may collect the following categories of information:

• Prospects and clients: name, contact details (email, phone), company name, information submitted through our website's contact form.
• Placed consultants: name, contact details, resume, professional history, banking and payroll information, social insurance numbers, and other identifiers required for contract management and payroll.
• Internal employees: HR information including contact details, employment information, payroll and benefits information.
• Billing and payment: information necessary to process invoices and payments with our clients, consultants, and suppliers.

4. Purposes of collection

We use your personal information to:

• Establish and manage our business relationships with clients and prospects;
• Place and manage our consultants' contracts;
• Administer payroll and HR obligations for our employees;
• Process billing and payments;
• Comply with our legal, tax, and regulatory obligations (including provincial and federal payroll remittances);
• Communicate with you regarding our services.

We only collect information necessary for these purposes.

5. Consent

We obtain your consent before collecting, using, or disclosing your personal information, except where permitted by law. For sensitive information (for example, financial or government identification information), explicit consent is required. You may withdraw your consent at any time, subject to our legal and contractual obligations.

6. Disclosure and transfer of information outside Quebec

Some of our service providers (for example, cloud-based accounting and management tools) may store or process personal information outside Quebec, including in the United States. Before using such a provider, we ensure it offers a level of protection equivalent to that required under Law 25, using a privacy impact assessment (PIA) when required.

7. Retention and destruction

We retain your personal information only for as long as necessary for the purposes identified above, or as required by applicable law (for example, tax and payroll obligations). Once these purposes are fulfilled, your information is securely destroyed or anonymized.

8. Security measures

We implement reasonable administrative, physical, and technical security measures to protect your personal information against loss, theft, unauthorized access, disclosure, or alteration.

9. Your rights

You have the right to:

• Access the personal information we hold about you;
• Have inaccurate, incomplete, or outdated information corrected;
• Request that the dissemination of your information cease, or request de-indexing, in certain circumstances;
• Obtain the portability of your computerized information, in certain circumstances;
• Withdraw your consent, subject to applicable limits.

To exercise these rights, contact the person in charge at the address indicated in Section 2.

10. Confidentiality incidents

In the event of a confidentiality incident (unauthorized access, use, or disclosure, or loss of personal information) presenting a risk of serious harm, we will notify the Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) as well as the affected individuals, in accordance with our legal obligations.

11. Complaints

If you are not satisfied with how we handle your personal information, you may file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec.

12. Changes to this policy

This policy may be updated periodically. The date of the last update appears at the top of this document.